QUEM NÃO SE COMUNICA, SE ‘ESTRUMBICA’

“Quem não se comunica, se estrumbica”. Um axioma popular clássico ainda válido nos dias atuais. As empresas, organizações e dando ênfase aqui para as startups, que o digam, pois passam por problemas constantes gerados pela comunicação e, apenas quando já é tarde percebem a dificuldade para solucionar a questão tentando compreender porque as pessoas ouvem e transmitem somente o que lhes é de interesse, ou nem sempre conseguem compreender o significado das informações que lhe são transmitidas.

Nesta turbulenta era da informação nos deparamos com o problema da comunicação nas empresas, tanto em seu ambiente interno quanto externo, o que tende a gerar uma série de trade offs. Memorandos, Pauta de reuniões, Ofícios, documentos e mais documentos, tudo tem que ser por escrito e com registro em cartório, porque o ‘diz que disse” não prevalece mais, aliás quando de fato isso prevaleceu?

Pessoas dizem as coisas e depois dizem que não disseram, ouvem sem mais se lembrarem daquilo que ouviram, e negam ‘na maior cara dura’ que não foi aquilo que foi dito ou pedido, ou que não entenderam da forma correta. Ou ainda pior – “Eu esqueci!“. Pasmem com o aborrecimento de quem precisasse concluir uma tarefa dependendo de que a informação chegasse clara e nítida no seu destino.

Foi-se a época em que as mensagens eram enviadas pelos pombos correio, ou pelos leais mensageiros! Vive-se num mundo tão “hitech” que nem mesmo com as melhores ferramentas disponíveis as pessoas conseguem se comunicar, mostrando que nem sempre métodos inovadores são a solução para alguns problemas.

É preciso identificar as falhas antes de apontar um culpado

Quase sempre que buscamos transmitir um conceito a alguém para este repassar, nos deparamos com a questão da preocupação ou transparência daquilo que queremos transmitir a outro.

A teoria diz que, para toda comunicação há um transmissor, que é quem vai definir a mensagem e um receptor – o que vai receber a mensagem. Se a mensagem não for passada corretamente, acontecem os boatos e aí iniciam-se os conflitos.

Os gestores precisam identificar onde estão os boatos, procurar se houve erros pelo transmissor (muitas das vezes, eles mesmo) e se não, porque o receptor não conseguiu captar a mensagem. Culpar, “jogar na cara” ou rebelar-se não é a solução ideal para evitar os trade offs, ao contrário, o receptor se sentirá cada vez mais intimidado, provocando assim conflitos em seu espírito de percepção.

Talvez o transmissor não conseguiu passar bem a mensagem, e então este deve assumir a sua culpa e reparar eventuais transtornos que provocou, ou mesmo o receptor não soube captar, ai o Gestor deve se perguntar: “…Será que esta é a pessoa ideal para receber a tal mensagem?” Ou o problema estaria no boato provocado devido a mensagem ter se dispersada pela hierarquia da empresa?

Quais são as causas que provocam falhas na Comunicação.

É fácil notar que quando uma mensagem passa por várias pessoas, e solicitarmos depois a sua interpretação, verifica-se que a versão final raramente será a mesma da original. As dessemelhanças são tantas que por vezes as versões contadas sobre a mesma mensagem chegam a parecer tão absurdas que tendem ao inverso do que foi definido.

Infelizmente, para as pequenas empresas, em especial as startups, isso ocorre com freqüência, talvez por não acreditarem no potencial das ferramentas de gestão e quererem agir com intuição ou soberania em defender o status quo.

Os “recém” empreendedores tem dificuldades para absorver e significar informações mais complexas, a exemplo de processos de funding, aporte em startups que se a comunicação não for bem clara e interpretada de forma técnica,  o que pareceria ser uma solução pode se tornar num mega problema gerador de gargalos, e conseqüentemente incorrerá em mais custos e prejuízos para o empreendedor.

Quando uma mensagem não é bem elaborada com margens a ser mal interpretada, ela vai provocar diversas falhas, seja pela linguagem utilizada, pelo canal escolhido para transmiti-la e pelo receptor, talvez não adequado.

Se você sabe que determinada pessoa sempre deixa as tarefas para depois, ou esquece, ou raramente consegue extrair conteúdo de uma informação, por quê continua insistindo em comunicar suas mensagens com um “esquecido de carteirinha”, que mal sabe interpretar. Isso é comum em empresas novas / pequenas, cuja liderança não é bem resolvida e persiste um ambiente desorganizado.

Como transmitir a Mensagem Ideal?

A verdade é que transmitir uma mensagem correta parte de aprender o significado de sua ‘intenção’, como repassar uma mensagem dentro do seu contexto sem perder seu conceito.

Deve-se evitar escrever uma mensagem com uma linguagem que somente o transmissor compreenda, não pode prevalecer o seu desejo individual ou intelectual, que às vezes nem sempre é consciente para quem recebê-la. Afinal, estamos lidando com pessoas, portanto, com a individualidade do inconsciente de cada uma delas, e mesmo sem perceber, tudo está vulnerável a esta determinante que pouco conhecemos: ‘o inconsciente do indivíduo’.

Dicas:

- Utilize uma informação mais técnica apenas quando tratar com profissionais que entendam uma linguagem mais subjetiva  (como um médico ao receber um prontuário preenchido por uma enfermeira para fazer o receituário do paciente, ou um arquiteto que precisa apresentar os problemas encontrados numa obra para um engenheiro);

- Jamais comunique-se como Engenheiro para com um pedreiro, para isto existe o mestre de obras, leve a informação até o seu canal ideal;

- Se não possui letra legível, não é adepto de meios eletrônicos, tem preguiça de escrever, peça alguém para redigir para você a mensagem, mas acompanhe e revise;

- Escolha bem qual o canal (email, carta, mensagem…entre outros) e quem será o receptor da mensagem;

- Adeque-se ao nível de conhecimento do seu receptor, coloque-se no lugar do outro;

- Se você for o receptor e estiver lidando com uma linguagem mais técnica, não tenha medo e nem vergonha de pedir ajuda, se for um “term sheet” ou um documento de “diligence” não pense duas vezes, contate um advogado ou profissional da área;

- Enfim, se você é novo na parada, não tem recursos, mas tem contatos e clientes, crie um blog, perfis em redes sociais como twitter, facebook, Orkut, mas acompanhe, seja responsável e comunicativo, responda a todos sempre que puder, não prometa o que não possa fazer;

Além dos conflitos internos e externos que podem ser originados por falha na comunicação, até a sua saúde poderá ser afetada, como stress, noites mal dormidas, cansaço, alimentação inadequada, distúrbios emocionais, incitação a vícios, acúmulo de trabalho e todo tipo de coisa ruim que pode prejudicar sua qualidade de vida, além de serem fatores que tendem a fragilizar o seu psico-social, surgindo déficit de atenção, falta de memória, entre outros sintomas, o deixando vulnerável a reincidir nos mesmos erros.

Que nem dizia Karl Albrecht: Saber se expressar e cultivar as boas relações sociais é a chave para sua ascensão profissional, procure seguir este conselho, desconfie primeiramente de você mesmo, não se ache o dono da razão, e, tudo que transmitir não custa nada deixar por escrito e assinado, salvo em algum lugar (seja no arquivo da sua sala, escritório, PC, e até num pen drive, por que não? É melhor um trabalho inicial do que ter que refazer todo um processo) e se possível peça para alguém assinar como testemunha.

Não se estrumbique mais, comunique-se!